Pro každou účetní operaci je možné provést zápis pouze na základě účetního dokladu. Účetní doklad je originální písemnost, která zajišťuje průkaznost, pravdivost, úplnost, včasnost, viditelnost a čitelnost účetnictví. Zásady dokladovosti musí být dodržovány jak ve vedení jednoduchého účetnictví tak ve vedení podvojného účetnictví, stejně tak jako forma a náležitosti všech účetních dokladů.
 

Náležitosti účetních dokladů

Každý účetní doklad podkládající účetní zápis má zákonem předepsané náležitosti, které musí obsahovat:

• Označení účetního dokladu
• Obsah účetního případu a jeho účastníky
• Peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství
• Okamžik vyhotovení účetního dokladu
• Okamžik uskutečnění účetního případu
• Podpisový záznam

Účetní doklad musí být vyhotoven účetní jednotkou bezodkladně a to buď pracovníkem pracoviště, nebo samotným podnikatelem.
 

Oběh účetních dokladů

Aby došlo k co nejrychlejšímu zpracování účetních dokladů, je vhodné sestavit si plán oběhu účetních dokladů dle potřeb podniku.

Základní fáze oběhu účetních dokladů jsou:

• Vyhotovení účetních dokladů
• Přezkoušení účetních dokladů
• Zaúčtování účetních dokladů
• Úschova účetních dokladů

     Vyhotovení účetních dokladů

Účetní doklady jsou vyhotoveny účetní jednotkou v každém případě vzniku skutečnosti, která je předmětem účetnictví.    
 

     Přezkoušení účetních dokladů

Přezkoušení účetních dokladů se děje z hlediska věcného, kdy se ověřuje souhlas účetního dokladu se skutečností, cena a počáteční kontrola. A také z hlediska formálního, kdy se kontroluje, zda jsou dodrženy předepsané náležitosti. Špatné doklady se vracejí jejich zhotoviteli.
 

     Zaúčtování účetních dokladů

Součástí samotného zaúčtování je příprava účetních dokladů k zaúčtování, kdy se účetní doklady nejprve roztřídí, očíslují a opatří se účtovacím předpisem. Teprve potom proběhne samotné zaúčtování účetních dokladů do účetních knih.
 

     Úschova účetních dokladů

Zákon o účetnictví stanoví minimální dobu úschovy účetních dokladů a písemností. Teprve po uplynutí archivační doby smí podnik doklady skartovat. Fakt úschovy musí být respektován a proto zmizení nebo účtování bez účetních dokladů může být pokutováno státem.